Előfordult már, hogy egy potenciális ügyféllel való beszélgetés során hiába érdeklődtek egy adatelemzési szolgáltatás iránt, végül az a döntés született, hogy az ERP majd kiváltja az adatelemzést, így nincs szüksége rá. Ennél a pontnál tisztán érezhető volt, hogy nem tiszta a fejekben, hogy mégis mi mire való. Ebben a cikkben tisztázni kívánom ezt a különbséget.

Mi az ERP?

Az ERP (Enterprise Resource Planning) rendszer egy integrált informatikai megoldás, amely a vállalatok különböző üzleti folyamatait – például a beszerzést, raktárkezelést, értékesítést, pénzügyeket és emberi erőforrásokat – egyetlen központi rendszerben egyesíti. Az ERP használatával a vállalatok képesek a termelési időszakokat rövidíteni, az anyagbeszerzéseiket optimalizálni vagy éppen a készletkezelést hatékonyabbá tenni. Például egy online kereskedő számára az ERP segítségével azonnal látható, ha egy termék készlete alacsony szintre csökken, és azonnali beszerzést kezdeményezhet, minimalizálva ezzel az esetleges készlethiányból adódó értékesítési veszteségeket. Az offline kereskedelemben egy nagyáruházlánc az ERP segítségével monitorozhatja a különböző üzletekben lévő készleteket és átcsoportosíthatja azokat ott, ahol a legnagyobb az igény. Az ERP rendszer előnye, hogy csökkenti az adminisztrációs terheket, növeli az üzleti folyamatok átláthatóságát és segít a vállalatnak a hatékonyabb működésben. Mind az online, mind az offline kereskedelemben dolgozó vállalatok számára esszenciális eszköz lehet, különösen, ha többféle folyamatot és funkciót szeretnének egyetlen integrált rendszerben kezelni.

Mire való az adatelemzés egy cég életében? 

Röviden a döntéshozatal tényszerű, adatokon alapuló támogatása. Az adatelemzés a nyers adatokból származó információk vizsgálata, értelmezése és prezentálása, hogy segítse a döntéshozatalt. Az adatelemzés során a vállalatok olyan bepillantást nyernek az üzleti teljesítménybe és trendekbe, melyek segítségével jobb, adatvezérelt döntéseket hozhatnak.

Hogyan kapcsolódik össze az ERP és az adatelemzés?

Miközben az ERP rendszerek optimalizálják a vállalati folyamatokat és összegyűjtik az adatokat, az adatelemzés ezen adatok értelmezésére fókuszál. Tehát, az ERP-ből származó adatok lehetnek az adatelemzés bemenő inputjai. Az adatelemzés során az ERP-ből származó adatokat elemezzük, vizualizáljuk és következtetéseket vonunk le belőlük.

Egy gyakori tévedés, hogy a cégek vezetői azt gondolják, az ERP rendszer önmagában elegendő az üzleti intelligencia és a döntéshozatal számára. Azonban ahhoz, hogy teljes körű képet kapjunk és mélyebb betekintést nyerjünk az üzleti működésbe, az adatelemzés elengedhetetlen.

Milyen típusú adatokat lehet kiszedni az ERP-ből?

Az ERP rendszerek hatalmas mennyiségű adatot gyűjtenek a vállalat működéséről. Ezek az adatok a következők közé tartozhatnak:

• Raktárba bevételezések
• Eladások és eladott termékek adatai
• Beszerzési és eladási árak
• Termékek raktári készletei
• Ügyfél-információk
• Pénzügyi tranzakciók
• stb.

Az ERP-ből kiexportált adatok feldolgozása

Amikor az adatokat egy ERP rendszerből exportáljuk, több lépésen is végigmegyünk, hogy az adatokból értékes információkat nyerjünk ki. Először is, a kiexportált adatokat megtisztítjuk és előkészítjük, ami azt jelenti, hogy eltávolítjuk a duplikált, hiányzó vagy irreleváns információkat. Ezt követően az adatokat összevetjük és integráljuk más, releváns adatforrásokkal, hogy teljesebb képet kapjunk. Ezen adatintegrációs lépések segítségével képesek vagyunk mélyebb összefüggéseket feltárni. Miután az adatok össze vannak fésülve és rendszerezve, következhet az analitikai fázis, ahol különböző statisztikai módszerek és modellek segítségével vizsgáljuk az adatokban rejlő mintákat és trendeket. Végül, de nem utolsó sorban, a vizualizáció lépése következik, ahol grafikus eszközökkel ábrázoljuk az eredményeket, hogy azok könnyen érthetőek és interpretálhatóak legyenek az üzleti döntéshozók számára. Az egész folyamat célja, hogy a nyers adatokból értékes, döntéstámogató információkat állítsunk elő.

Hogyan hasznosulnak ezek az adatok?

Egy konkrét példával szeretném illusztrálni az adatelemzés fontosságát: nemrégiben egyik ügyfelünk kérte, hogy segítsünk neki mélyebben megérteni termékei profitabilitását. Az ERP-jükből hozzánk került adatok a raktárbevételezésektől kezdve az eladott termékekig mindenre kiterjedtek. Figyelembe véve, hogy a termékek eladási és beszerzési árai gyakran változnak, kihívást jelentett kideríteni, melyik termék milyen profitot generál. Az ügyfelünk azt is szerette volna tudni, mely termékek tartoznak a top 500 legjövedelmezőbb termék közé.
Viszont az ERP-ben ilyen egyedi kalkulációkat amelyek kulcsfontosságúak üzleti szempontból nem lehet létrehozni.

Az általunk végzett adatelemzés során a beszerzési árak és az eladási mennyiségek alapján számítottuk ki a termékek profitabilitását. Ezt követően vizualizáltuk az eredményeket és rangsoroltuk a termékeket. Az elemzésből egy rangsort állítottunk fel a profit alapján, rávilágítottunk arra, hogy mely termékek nem termelnek profitot vagy veszteségesek (ami egy kellemetlen meglepetés volt amikor ezt látták, hogy ilyen egyáltalán előfordulhat). Gondoljunk csak bele: egy ekkora 10.000 + termékű portfólió áttekintése manuálisan gyakorlatilag lehetetlen. Megvannak a szabályok az árazásra de nagy mennyiségű adat esetében benne van a hiba is bőven. A sok hiba pedig tudjuk hova vezet… profit bácsi nem jön. Az ilyen egyedi igények kiszolgálásához az ERP önmagában kevés, szükségünk van az adatelemzésre is. Az ERP tehát kiválóan alkalmas az üzleti folyamatok kezelésére, de a stratégiai döntések támogatásához már további analitikai eszközökre és módszerekre van szükség. Az ERP-ben csak azt látjuk, hogy mi a folyamat, mi hova megy, de nem látjuk át a big picturet és nem tudunk jó stratégiát meghatározni. Ez pedig pénzbe kerül, pontosabban elvesztett profitba. Az adatelemzés ezt a profitot keresi meg, ami átmegy a rendszeren mert vannak lyukak. 

A cégvezetők döntéshozatala az adatelemzés alapján

Az adatelemzés által előállított információk révén a cégvezetők tájékozottabb és precízebb döntéseket tudnak hozni. Az adatelemzésből származó felismerések lehetővé teszik számukra, hogy azonosítsák a vállalat erősségeit és gyengeségeit, feltárják az üzleti folyamatokban rejlő optimalizálási lehetőségeket vagy az esetleges veszélyeket. Az adatokon alapuló döntések segíthetnek a költségek csökkentésében, a profitabilitás növelésében, új piacok vagy ügyfélkategóriák azonosításában, vagy akár az értékesítési és marketingstratégiák finomításában. Mindezen információk fényében a vezetők képesek proaktívan cselekedni, előre tervezni és rugalmasan reagálni a változó piaci körülményekre, így növelve a vállalat versenyképességét és sikerességét. 

Véleményem szerint ez nem versenyelőny. Akkor vagy versenyben a piacon ha ezt csinálod, ha nem akkor versenyhátrányban vagy azzal szemben aki ezt alkalmazza. Mert ő jobb döntéseket fog hozni 10-ből 8x te meg csak 10-ből 4x.  

Összefoglalás

Míg az ERP rendszerek az üzleti folyamatokat támogatják és számos alapvető adatot gyűjtenek, önmagukban nem képesek kielégíteni a vállalatok specifikus, stratégiai döntési igényeit. Az adatelemzés itt lép a képbe: az ERP-ből származó adatokon alapulva mélyebb betekintést nyújt, lehetővé téve a vállalatok számára, hogy értékes információkat szerezzenek és ennek alapján hatékony döntéseket hozzanak. Az ERP tehát a stabil alapot jelenti, melyre az adatelemzés épül és további értéket teremt.